La solution complète pour l'archivage des messages électroniques, destinée aux entreprises et utilisateurs professionnels. Avec mail2disk Professional, l'archivage et la journalisation de vos messages électroniques est simple et fiable. De plus, vous pouvez ajouter des contacts à la liste, créer un agenda, des tâches et des entrées de journal à partir de vos messages électroniques. La productivité et la circulation de l'information au sein de votre entreprise s'en trouvent améliorées.

Vue d'ensemble

Caractéristiques

Images

Configuration requise

Les avantages de mail2disk Professional

Plusieurs formats de fichiers pour l'archivage

Pour l'archivage de vos messages électroniques, vous disposez de plusieurs formats, en dehors du format de messages propre à Outlook®, à savoir format texte seulement (*.TXT), format HTML (*.HTM), format de texte enrichi/Richtext (*.RTF,) format Word 97-2003 (*.DOC), format Document Portable (*.PDF) et format Langage de balisage extensible/Extensible Markup Language (*.XML).

Archivage au moyen des modéles

Les modéles vous permettent d'enregistrer les nombreuses possibilités de réglage pour le processus d'archivage, telles que le format de ficher, les règles de création du chemin d'archivage ou du nom de fichier, ainsi qu'une série d'autres options pour les tâches d'archivage récurrentes.

Flexibilité de configuration du chemin d'archivage

Vous pouvez établir des règles de création du chemin d'archivage. Vous disposez à cet effet d'une série de variables. De cette manière, le chemin d'archivage peut se composer d'une partie fixe, mais aussi d'une partie variable (p. ex. numéro de projet ou désignation, référence, nom du client, etc.).

Personnalisation des noms de fichier

A l'aide de variables, vous avez également la possibilité d'adapter les noms de fichier des messages électroniques à archiver en fonction de vos propres besoins.

Dossier d'archivage automatique

Vous avez la possibilité de définir n'importe quel dossier de messages électroniques Outlook en tant que dossier d'archivage automatique, pour que tous les messages entrant dans ce dossier soient automatiquement archivés avec la catégorie souhaitée.

Archivage de pièces jointes

Pour l'archivage des pièces jointes, vous disposez des mêmes possibilités que pour l'archivage des messages électroniques. Mais vous pouvez aussi enregistrer les pièces jointes dans le même dossier que celui des messages électroniques ou, pour chaque message électronique, utiliser un dossier propre aux pièces jointes associées à celui-ci.

Archivage direct sur CD

Vous avez également la possibilité de procéder à l'archivage sur CD, par un clic de souris, à condition que votre système d'exploitation accepte cette fonctionnalité (p.ex. Windows XP) et qu'un graveur de CD ou de DVD soit intégré. En outre, lors de l'archivage des messages électroniques, un index (document XML) est créé et ajouté.

Index pour l'archivage sur CD

Pour l'archivage sur CD, il est possible de créer un index qui contient les principales caractéristiques du message électronique. Vous pouvez choisir parmi les quatre formats suivants:

• Texte seulement
• Format CSV (séparateur, séparé)
• Format HTML (hypertexte)
• Format XML (langage de balisage extensible)

Actions après l'archivage

A l'issue de l'archivage, mail2disk peut exécuter automatiquement une série d'actions à votre place:

• Supprimer le message concerné du dossier Outlook
• Ouvrir une nouvelle tâche issue d'un message
• Créer une nouvelle entrée de journal à partir d'un message
• Démarrer un programme au choix

Création automatique de répertoires d'archivages

Sur demande, mail2disk peut créer automatiquement des répertoires de stockage pour l'archivage s'il n'y en a pas de disponibles.

Correction automatique de la date de fichier

Pour vous faciliter la recherche avec l'explorateur de fichiers, la date d'actualisation des fichiers créés peut être automatiquement remplacée par la date de réception des messages électroniques.

Enregistrement de l'archivage

Il est possible d'enregistrer les archivages dans une base de données log. Avec le log-viewer, il est possible de filtrer les données selon différents critères et/ou de lancer une recherche parmi ceux-ci d'après tous les attributs mémorisés.

Utilisation de modéles communes dans les groupes de travail

En utilisant des modéles communes, vous êtes à même de créer des directives d'enregistrement de documents identiques à tous les groupes de travail. En outre, vous gagnez du temps lors de la mise à jour des catégories qui varient constamment.

Modéles privées aux postes de travail partagés

Dans les environnements de travail, où plusieurs personnes se partagent un ordinateur, chaque utilisateur a malgré tout la possibilité de créer et d'utiliser ses propres modéles.

Archivage de dossiers de messages électroniques complets

mail2disk vous permet d'archiver des dossiers de messages électroniques complets, y compris tous les sous-dossiers si besoin est. Lors de l'archivage, la structure intégrale de votre dossier de messages électroniques Outlook peut être conservée dans le répertoire cible.

Absence de doublons

Cette fonction a été mise au point pour éviter l'archivage multiple de messages électroniques diffusés au sein des groupes de travail.

Création d'objets Outlook

Vous pouvez très simplement créer de nouveaux objets Outlook à partir de messages électroniques ou du presse-papier et vous épargner ainsi une masse de travail. Avec les nouvelles actions, vous pouvez - directement à partir de la barre d'outils -

• créer de nouvelles entrées d'agenda
• créer de nouvelles tâches
• créer de nouvelles entrées de journal
• ajouter de nouveaux contacts

Marquage des messages

Si vous ne voulez pas supprimer immédiatement des messages archivés, vous pouvez utiliser l'option Outlook® 'marqué comme archivé' pour en assurer plus facilement la traçabilité.

Capacité multilingue sans redémarrage

Même en cours de session, vous avez la possibilité avec mail2disk de passer d'une langue à l'autre parmi celles proposées. Ceci est surtout intéressant aux postes de travail partagés par plusieurs personnes. Le système accepte actuellement les langues : Allemand, Anglais et Français.

Exportation et importation de réglages et de modéles

Vous pouvez aussi bien exporter les réglages et modéles que les importer à nouveau. Ceci réduit et facilite notablement la mise en place dans les environnements partagés.